Kaucja, zadatek, zaliczka – różnice i podobieństwa

Decydując się na wynajem mieszkania, wielu właścicieli oczekuje zabezpieczenia finansowego. Tym sposobem można skutecznie zmniejszyć liczbę odwołanych rezerwacji, a w najgorszym wypadku zapewnić sobie chociaż część przychodu. W języku potocznym często naprzemiennie używa się słów “kaucja”, “zaliczka” czy “zadatek”. Jednak według definicji prawnych, te trzy pojęcia znacznie się od siebie różnią. Czym są kaucja, zadatek i zaliczka oraz co je różni?

Kaucja – co to jest? 

Kaucja to pierwsze z pojęć związanych z zabezpieczeniem finansowym przy wynajmie. Znacznie częściej spotykana przy wynajmie długoterminowym nieruchomości, choć spotyka się ją także przy najmie rzeczy ruchomych na krótki okres, np. samochodu czy sprzętu budowlanego. Kaucja to zabezpieczenie określonej sumy pieniędzy na poczet nienależycie wykonanej umowy ze strony najemcy. Pod tym pojęciem rozumie się przede wszystkim straty wynikające z nieprawidłowej eksploatacji przedmiotu najmu. Kaucją można zatem pokryć koszty wymiany stłuczonego lustra czy wyjątkowo mocnego zabrudzenia kanapy. Nie można natomiast rozliczyć standardowego zużycia przedmiotów wynikającego z prawidłowej eksploatacji, np. przepalonej żarówki. Kaucja – co do zasady – jest zwrotna i do momentu zaistnienia szkody nie stanowi przychodu wierzyciela. Jeśli wykazana będzie strata, którą – zgodnie z umową – pokryje kaucja, wówczas zatrzymana część kaucji staje się przychodem wierzyciela. Kwotę tę należy opodatkować zgodnie z zasadami opodatkowania od wynajmu nieruchomości (ryczałt ewidencjonowany 8,5% lub 12,5%).

Czym jest zadatek?

Zadatek to kolejne pojęcie, którego celem jest zabezpieczenie przed rozwiązaniem umowy. Dość rzadko spotykane w kontekście wynajmu, znacznie częściej podczas sprzedaży nieruchomości lub innej rzeczy o znacznej wartości. Zadatek odnosi się do zabezpieczenia danej sumy pieniędzy na wypadek niewywiązania się wpłacającego z warunków umowy. Dotyczy to również sytuacji, w której wpłacający – czyli osoba chcąca wynająć od nas lokal – nie pojawi się w miejscu i czasie wskazanym w umowie. Jeżeli do niewykonania umowy dojdzie ze strony wpłacającego, wówczas osobie przyjmującej wpłatę przysługuje prawo do zachowania zadatku. Jeżeli jednak to z winy osoby przyjmującej wpłatę umowa nie zostanie wykonana, wpłacający ma prawo do odzyskania zadatku w wysokości dwukrotności wpłaty. Oznacza to, że nie tylko otrzyma on wpłacone przez siebie pieniądze, ale też dokładnie taką samą kwotę otrzyma od przyjmującego wpłatę w ramach rekompensaty. Zadatek – jako część sumy zobowiązania za wynajem – stanowi przychód i podlega opodatkowaniu ryczałtem. Zwrot zadatku – mimo faktu, iż jest on w połowie kosztem – nie będzie podlegać odliczeniu z uwagi na opodatkowanie ryczałtem.

Co to jest zaliczka?

Ostatnie z omawianych pojęć jest równocześnie tym najczęściej stosowanym przy wynajmie krótkoterminowym nieruchomości. Zaliczka – nazywana synonimicznie “przedpłatą” – stanowi formę zabezpieczenia rozliczanego na poczet przyszłej płatności. Mówiąc prościej: jest to część należności, którą wpłacający reguluje jeszcze przed przyjazdem do wynajętego mieszkania. Zaliczka co do zasady jest bezzwrotna – taka sytuacja ma miejsce w wypadku spełnienia świadczenia lub niewywiązania się z umowy po stronie wpłacającego. Jednakże jeśli do niespełnienia umowy dojdzie w wyniku przyjmującego zaliczkę, kwota w całości zostaje zwrócona. Przeciwnie do zadatku, w przypadku zaliczki zwraca się tylko taką kwota, którą wcześniej wpłacono. Co ciekawe, w przeciwieństwie do kaucji czy zadatku, zaliczka nie istnieje w przepisach kodeksu cywilnego. Wymusza to dokładne sprecyzowanie warunków wpłaty i rozliczenia przedpłaty w umowie najmu. Rozliczenie zaliczki na gruncie przepisów podatkowych następuje dopiero w momencie wykonania świadczenia, a więc zameldowania się w wynajętym mieszkaniu. 

Kaucja, zadatek czy zaliczka – które zabezpieczenie przy wynajmie krótkoterminowym?

Na podstawie charakterystyki zaliczki, zadatku i kaucji można określić, które formy zabezpieczeń sprawdzą się przy wynajmie krótkoterminowym. Z pewnością należy odrzucić zadatek jako najmniej korzystną formę zabezpieczenia. Sytuacje losowe – od pękniętej rury przez zdewastowanie lokalu po poprzednim najemcy – mogą wywołać skutek, w którym zwracamy pieniądze i dopłacamy drugie tyle. To z kolei jest skrajnie niekorzystny wariant, gdzie poza nieprzewidzianymi kosztami i utratą dochodu zobowiązujemy się do wypłaty odszkodowania. Kaucję – z uwagi na rodzaj zabezpieczenia – stosuje się raczej przy wynajmie długoterminowym aniżeli kilkudniowej formie użyczenia. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, by takie zabezpieczenie wpisać, traktując je swoiste ubezpieczenie przed zdemolowaniem lokum. Zdecydowanie najpopularniejszą i najczęściej wybieraną formą zabezpieczenia przed odwołaniem rezerwacji jest zaliczka. To ją domyślnie warto wybrać przy wynajmie krótkoterminowym. Już 25% wpłaconej zaliczki znacznie zmniejsza ryzyko odwołania rezerwacji. Nawet jeśli do tego dojdzie – właściciel nie zostanie z niewykorzystanym terminem, bez zapłaty.