Zameldowanie gości – samodzielnie czy zdalnie?

W dobie rozpowszechnionej cyfryzacji zdalne załatwianie spraw i rezerwacja miejsc online stają się coraz popularniejsze. Nie inaczej jest w kwestii szeroko pojętej turystyki, gdzie z miesiąca na miesiąc zwiększa się baza noclegowa oferująca zdalne zameldowanie. Self check-in to rozwiązanie, które doceniane jest ze względu na ogrom zalet. Wciąż jednak można znaleźć zwolenników tradycyjnego meldowania, w asyście gospodarza. Jakie są zalety i wady każdego z rozwiązań?

Self check-in – co to jest? Jak wygląda samodzielne zameldowanie?

Zdecydowana większość ludzi ma dostęp do Internetu, a smartfony stały się jednym z naszych codziennych akcesoriów. W ślad za tym wielu podróżujących docenia mobilność, elastyczność oraz nowoczesne, przyjazne im rozwiązania. Jednym z takich przykładów jest self check-in, czyli proces samodzielnego, bezkontaktowego zameldowania. Prekursorem takiego rozwiązania było dobrze znane pozostawianie klucza pod wycieraczką lub doniczką, jednak ta metoda jest niesłychanie ryzykowna. Bezpieczny self check-in przyjmuje rozmaite formy: od skrytek na klucze uruchamianych kodem PIN przez zamki magnetyczne aż po automatyczne otwarcie drzwi poprzez sieć WiFi przy użyciu smartfona. Coraz większe grono gospodarzy decyduje się na ostatnią z metod, gdzie wykorzystuje się tzw. klucz mobilny. Osoba rezerwująca lokal otrzymuje z wyprzedzeniem indywidualny klucz oraz dostęp do niego za pomocą hasła wysyłanego SMS-em lub mailem. Proces jest zautomatyzowany, więc gospodarz będzie wiedział z dokładnością co do minuty o momencie zameldowania się w pokoju. To sprawia, że nawet jeśli osoba niepożądana pozna hasło do indywidualnego klucza, to bez urządzenia mobilnego nie będzie w stanie wejść do mieszkania. Self check-in stał się standardem w krajach Unii Europejskiej nie tylko w hotelarstwie, ale też w zakresie wynajmu prywatnego.

Zdalne zameldowanie gości – zalety i wady

Na popularność zdalnego zameldowania wpływa przede wszystkim ogrom zalet takiego rozwiązania. Do najważniejszych korzyści płynących z self check-in zalicza się:

• Swoboda meldunkowa dla gości – Twoi rezydenci mogą zameldować się o dowolnej porze doby hotelowej, tak o 14:00, jak i o 24:00 czy o 4:00 następnego dnia.
• Wygoda dla Ciebie – nie musisz czekać kilku godzin na przybycie gościa, stajesz się niezależny od zdalnie meldujących się lokatorów.
• Pełna kontrola nad procesem – automatyzacja i wykorzystanie klucza mobilnego sprawia że wiesz, czy i kiedy gość zameldował się w lokum.
• Pozytywne wrażenie – ludzie doceniają przyjazne i wygodne rozwiązania, a self check-in to idealny przykład technologii w służbie człowiekowi.
• Brak osobistej interakcji – nie wszystkie osoby chętnie ucinają pogawędkę z obcymi, dlatego brak dodatkowej interakcji stanowi dla nich kwestię komfortu.

Jednak jak każde rozwiązanie, tak i to nie jest pozbawione wad. Nie każda osoba będzie zadowolona z konieczności posługiwania się technologią. Dotyczy to szczególnie osób starszych lub takich, które nie korzystają ze smartfona i Internetu na co dzień. Trzeba też pamiętać o zdarzeniach losowych, które pozbawiają Twojego gościa dostępu do urządzenia mobilnego. Zagubienie lub kradzież smartfona czy nawet rozładowana bateria sprawią, że zameldowanie zdalne stanie się mocno utrudnione, a niekiedy wręcz niemożliwe.

A co z osobistym zameldowaniem gości?

Choć technologia teleinformatyczna jest dziś swoistym standardem, to wśród podróżujących w dalszym ciągu można spotkać tradycjonalistów. Pod tym pojęciem rozumiemy osoby, które od animacji powitalnej i kliknięcia przycisku będą woleć spotkanie się z gospodarzem i złożenie podpisu w książce meldunkowej. Nie można tego mieć nikomu za złe, w końcu taka forma zameldowania sprawdza się praktycznie w każdych warunkach. Jeśli jesteś osobą udostępniającą lokal na wynajem, musisz liczyć się z tym, że dla niektórych osób brak osobistego zameldowania będzie istotnym minusem. Dlatego warto pozostawić taką opcję zameldowania w rozsądnej porze, np. od pół godziny przed rozpoczęciem doby hotelowej do godziny 21:00. Rozwiązanie to z pewnością zostanie docenione, choć nie jest ono bez wad. Po pierwsze: konieczna będzie Twoja dyspozycyjność, przy sporadycznych zameldowaniach zatrudnianie osoby w charakterze recepcjonisty nie ma sensu. O ile mieszkasz w pobliżu, to nie powinno stanowić większego problemu, ale jeśli oferujesz mieszkanie na wynajem w innym mieście, wówczas temat stanie się mocno uporczywy. Po drugie: cały proces przestaje być bezkontaktowy, co w przypadku osób wyczulonych na dystans społeczny może budzić dyskomfort. Nie jest to jednak kwestia nie do pokonania. Wystarczy, że kontaktując się z klientem zapytasz się, czy potrzebna im będzie asysta przy meldowaniu. Mówiąc w skrócie – nie warto rezygnować z opcji osobistego meldowania, ale jako docelową formą meldunku warto wdrożyć self check-in.