Regulamin apartamentu, spis wyposażenia i kaucja zwrotna przy wynajmie krótkoterminowym

Kwestie te są bardzo ważne – przed rozpoczęciem wynajmu należy przygotować regulamin pobytu i spis wyposażenia oraz podjąć decyzję o ewentualnym pobieraniu kaucji zwrotnej od klientów. Goście powinni mieć łatwy dostęp do tych informacji. Regulamin i spis wyposażenia można umieścić na stronie www, wysłać mailowo po złożeniu rezerwacji przez klienta oraz umieścić w mieszkaniu w widocznym miejscu. Jeśli zdecydujemy się na pobieranie kaucji, to taką informację należy wskazać w regulaminie razem z dokładnym wyjaśnieniem warunków jej pobierania, zwrotu oraz ewentualnych potrąceń. Klient powinien również mieć możliwość uzyskania takiej informacji przed złożeniem rezerwacji oraz dla potwierdzenia w trakcie.

Regulamin apartamentu

Wynajmując na kilka nocy własne mieszkanie tak naprawdę obcym osobom, musimy ustalić jasne zasady dotyczące tego, jakie zachowania akceptujemy a jakich kategorycznie nie. Goście powinni się do tego stosować. Jeśli panujące zasady komuś się nie podobają (np. brak możliwości przyjazdu z psem ważącym 50kg) to niestety powinien poszukać innej lokalizacji. Będąc właścicielem masz prawo narzucić pewne kwestie. Za brak stosowania się do regulaminu można wyznaczyć kary umowne.

Zastanów się nad następującymi kwestiami i jasno, w punktach opisz je w regulaminie:

• Jakie będą godziny zakwaterowania oraz wykwaterowania? Czy jest możliwe zakwaterowanie w godzinach nocnych? Jeśli tak, to na jakich zasadach?
• Ile osób maksymalnie może przebywać w apartamencie? Czy przewidziana będzie kara za przekroczenie limitu?
• Czy zgadzamy się na palenie tytoniu a apartamencie? Jeśli nie, to czy przewidujemy karę na naruszenie tej zasady?

PRZYKŁAD: Wewnątrz apartamentu jest całkowity zakaz palenia papierosów. Za złamanie tej zasady przewidziana jest kara w wysokości 300 zł. Zezwala się jednak na palenie na balkonie, gzie znajduje się zamknięta popielniczka

• Czy zgadzamy się na pobyt dzieci w apartamencie? Jeśli tak, to czy w każdym wieku czy chcemy wskazać jakiś przedział wiekowy?
• Goście będą mogli przyjeżdżać ze zwierzętami? Jeśli tak, wskaż jakie zwierzęta są akceptowane, jakie są zasady ich przetrzymywania oraz jaka jest kara za ewentualne zniszczenie mienia.

PRZYKŁAD: Do apartamentu można przyjechać z jednym zwierzęciem do 15 kilogramów wagi (chomiki, świnki morskie, króliki, małe psy, koty). Gryzonie powinny jednak przebywać w klatach – nie ma zgody na ich wypuszczanie na teren apartamentu. Psy oraz koty nie mogą być pozostawiane samodzielnie w mieszkaniu na dłużej niż 4 godziny. Ewentualne szkody spowodowane przez zwierzęta zostaną potrącone z pobranej kaucji zwrotnej.

• Do kiedy i na jakich zasadach można anulować rezerwację? Pobieramy zaliczkę czy zadatek?
• Czy w apartamencie mogą się odbywać głośne imprezy? Jeśli tak, to na jakich zasadach? Jeśli nie, to czy przewidujemy karę za złamanie zakazu?
• Zamierzasz pobierać kaucję zwrotną? Jeśli tak to jakie będą warunki jej pobierania, oddania oraz ewentualnych potrąceń?

Spis wyposażenia

Dobrze jest wykonać spis wszystkich mebli, sprzętów i innych przedmiotów znajdujących się na wyposażeniu mieszkania. Pozwala to właścicielowi na łatwą kontrolę stanu wyposażenia mieszkania. Ułatwia też sytuacje w razie zauważenia braków. Każdy wynajmujący powinien zostać poinformowany, że powinien zgłaszać każe braki, bo w innym przypadku zniszczenie lub przywłaszczenie może być przypisane niewłaściwej osobie.

Przykładowy spis wyposażenia mieszkania dwupokojowego 48 metrowego z osobną kuchnią i łazienką:

• Przedpokój: 1 duża, dwudrzwiowa szafa z lustrem, 1 szafka na buty, 1 stojący wieszak
• Duży pokój: 2 duże komody z szufladami, 1 rozkładana kanapa, 2 fotele, 1 stolik kawowy, 1 stół kwadratowy, 4 krzesła; 1 telewizor 55’, 1 radio; 1 zegar ścienny, 3 obrazy, 3 kwiaty w doniczkach, 5 stojących ozdób; rolety dzień noc na oknach.
• Sypialnia: łóżko 160×200 cm, 2 stoliki nocne, 1 duża szafa w zabudowie; 3 kwiaty w doniczkach, 3 obrazy; telewizor 42’; rolety dzień noc na okna, zasłony.
• Kuchnia: 1 komplet mebli kuchennych na wymiar, 2 krzesełka; 1 lodówka, 1 piekarnik elektryczny, 1 zlew, 1 mikrofalówka, 1 ekspres do kawy przepływowy, czajnik; Po 6 talerzy dużych, głębokich i małych, filiżanek do kawy, szklanek, kieliszków do wina, sztućcy; 2 patelnie, 3 garnki; roleta dzień noc na okno.
• Łazienka: 1 prysznic, 1 umywalka podszafkowa, 1 WC, 2 wiszące szafki, lustro.

Kaucja zwrotna

Pobieranie kaucji zwrotnej jest kwestią sporną. Polacy nie przywykli do jej wpłacania przy wynajmie krótkoterminowym – wiele osób może więc zrezygnować oferty, jeśli oprócz stałych kosztów trzeba wpłacić jeszcze kilkaset złotych kaucji. Dla właściciela mieszkania jest ona jednak zabezpieczeniem przed zniszczeniem mienia. Jaką decyzję podjąć?

Jeśli zdecydujesz się na pobieranie kaucji, to nie może ona być zbyt wysoka, bo odstraszy potencjalnych gości. Przedział 100-300 zł jest jak najbardziej na miejscu. Jasna i klarowna informacja dotycząca kaucji powinna być klientowi przedstawiona przy oglądaniu oferty, w regulaminie oraz przy składaniu zamówienia. Na pobieranie kaucji warto zdecydować się, gdy:

• w mieszkaniu będą często przebywały rodziny z małymi dziećmi – może się zdarzyć, że dojdzie do potłuczenia zastawy stołowej czy bibelotów lub do ubrudzenia kanapy, popisania mazakami ścian, kanapy czy pościeli;
• apartament przyjmować będzie zwierzęta – zwierzaki w obcym miejscu mogą się stresować, a pozostawione same na kilka godzin mogą coś pogryźć, podrapać, stłuc czy ubrudzić;
• zgadzamy się na organizowanie w mieszkaniu imprez (urodziny, wieczór panieński czy kawalerski) – niestety po alkoholu może dojść do różnych zniszczeń;
• apartament jest ekskluzywny a jego wyposażenie było drogie.

Kaucja może być pobierana przelewem razem z opłatą za noclegi i oddana na konto po sprawdzeniu apartamentu lub pobierana gotówką przy zakwaterowaniu i oddana przy zdaniu mieszkania. W drugiej sytuacji jednak wykwaterowanie powinno się odbyć w obecności właściciela, aby mógł zweryfikować ewentualne uszkodzenia lub straty.